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法務部行政執行署嘉義分署:回首頁

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公務機密宣導:「碎紙」前,請務必三思而後行!

  • 發布日期:
  • 最後更新日期:111-08-12
  • 資料點閱次數:1500

案例:

國家安全局職員A3年前歸檔文件時遺失2件機密文件。A懷疑是自己銷毀文件時誤將2份文件放進碎紙機銷毀,而碎紙機早因定時清理,已無法尋回文件。

經國安局告發後,地檢署認為機密文件涉及國家安全情報,一旦洩漏恐遭敵對勢力掌握並利用,而認A此舉涉違反國家機密保護法之過失遺失國家機密罪;但因A發現機密文件遺失後,「主動報告長官」並「積極尋找」,且「未造成實質傷害」,故予以緩起訴處分,條件是支付公庫5萬元並完成法制教育4小時。

高檢署駁回再議後,A獲緩起訴已確定。(自由時報,2021318日)

公務機密洩漏成因探討

1.保密警覺不夠

常聽聞有國內傳播媒體透過管道,提前報導政府之外交出訪行程及軍事採購案件等訊息,導致主管機關臨時變更計畫或政策胎死腹中,對國家利益與信用造成不利影響。因此,身為公務人員必須養成良好的保密習性,在日常生活言行及處理公務機密事務方面,隨時提高警覺,才能有效防杜洩密違規情事之發生。

2.文書處理不當

各機關應指定專人負責辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋印及封發等事項,機密文書之簽擬、陳核,應由業務主管人員親自處理持送,不得假手他人傳遞,以防止文書內容外洩。尤其對於人民檢舉案件,公務機關如未確實執行相關保密措施,易導致檢舉人身分曝光,進而對檢舉人權益造成莫大傷害。

3.資料清理不實

依據「文書處理及檔案管理手冊」規定,辦理機密文書之簽擬稿或繕打用印時,因誤繕誤印之廢紙,應立即銷毀;對已失效或無保存價值之文書資料,應定期實施清理或銷毀,防止資料散失四處。

近來政府雖積極提倡資源回收工作,惟竟也常在回收廢紙中發現公務機密資料,顯示各機關對於公務機密資料之清理工作仍不夠落實。

4.檔案管理不周

各項公務機密檔案應與普通公文列冊分開保管,放置機密檔案之公文櫃應堅固完整封鎖確實,保管人員須隨時檢查;業務主管人員對於必須變更機密等級或解密之檔案,應即按規定辦理變更或解密手續。

此外,對於具機密性之會議資料,除應編號及登記使用人員外,更應當場收回。

改善及策進作為

1.落實文件管理

依文件內容分為機密性或普通性文件,被定義為機密性之文件尚須依其性質再做細分,例如薪資資料僅薪資負責人員及主管有調閱的權限,其餘非業務相關人員皆不可閱覽。

2.文件的銷毀

雖為響應環保,提倡廢紙再利用原則,惟機密、含有個人資料的文件一定要確實銷毀,不可再重複利用。

要銷毀這樣的文件時,一定要自行以碎紙機銷毀,不可貪一時之便將重要文件交給他人順手處理;若須大量銷毀,一定要委託值得信任的廠商,事前簽定保密合約,若不幸發生資料外洩意外,始有依據可請求損害賠償。

3.避免在桌上放置過多的文件,且重要資料擺放時應正面朝下

盡量避免文件散落桌面各處,尤其靠走道邊的位置更應注意,否則他人路過時便可窺視或瞥見該等機密資料。若無法避免將文件放置在桌面,也應盡量保持正面朝下(空白面朝上)的方式,以免他人臨時造訪時手忙腳亂。

4.落實下班前將桌面上重要文件收進抽屜並上鎖

因下班時機關裡的人會越來越少,此時若有人隨便翻閱他人桌上或抽屜裡的文件較不易被查覺,故應確實在下班前將所有資料都收好放進抽屜並上鎖,避免有心人在下班後有機可乘,伺機翻閱重要機密文件。

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